2018 07 Sep

【イベント運営】GDMで実際に起こったヒヤリな事件 BEST5(GDM運営調べ)

【イベント運営】GDMで実際に起こったヒヤリな事件 BEST5(GDM運営調べ)

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2018.09.07

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DeNAゲーム事業部では、「GDM」というゲームクリエイターを対象にした勉強会イベントを月1回ほど定期開催しています。

毎回様々なテーマ・ゲストを設定し、座談会や勉強会を開催しています。懇親会も同時開催しており、毎回ご好評をいただいています。(過去のGDMレポートはこちら

今日は、GDM運営チームから「GDM運営してて実際に起こったヒヤリ!な事件BEST5」をお送りしたいと思います!

ランキングには、ハプニングもあれば、しょっちゅう遭遇するトラブルも含まれます。GDMに参加したことがある方なら、記憶にある方もいらっしゃるかも……?イベント運営をご経験された方は、共感いただけるところもあるかもしれません。

 

それでは発表します!

 

第5位:恐怖! イベント当日にケータリングが届かない!

GDMの懇親会では、いつも季節に合わせたおやつをご用意しています。毎回楽しみにしてくださっているお客様もいらっしゃり、いつも頭を悩ませつつ楽しく選んでいます。

7月開催のGDMでの出来事です。夏のイメージに合うお菓子を選び、到着日時指定で発注しました。イベント当日、予定の時間になってもおやつが一向に届きません。配送業者に問い合わせ、やっと届いたと思いきや、発注していた数量の1/5しかありませんでした!

イベントに間に合わないのは確実だったので、急遽近くの和菓子店に駆け込み、数量が確保できる水菓子を用意し、事なきを得ました……。

▼運営の独り言
普段は、事前に発注できるものは2週間前くらいには手配するようにしている。今回もルール通りに手配していたが、時にはこういった不足の事態も起こるものだ。
トラブルが起こることも想定しつつ、事前にできる確認やダブルチェックは入念に行おう!

 

第4位:迫りくる撤収時間、終わらない懇親会

普段GDMを開催している、DeNAの社員食堂「サクラカフェ」には、決まった利用時間があります。

とある回での出来事です。予定どおり座談会が終わり、懇親会へ進行。料理も振る舞われ、会話が弾んでいました。その回は参加者数も多く、懇親会もいつも以上に盛況でした。懇親会の終了時間が近づき、アナウンスをするも、なかなかお帰りになる流れがつくれずにいました。

この日は勉強会の内容が好評だったことも相まって、かなりのお客様が終了時間になっても残っておられました。刻一刻と迫る撤収時間とにらみ合いながら、心を鬼にして、残っているお客様にご退出いただくようアナウンスを繰り返しました。

なんとか撤収時間を確保し、汗だくで片付けを済ませました……。ギリギリ撤収時間に間に合いましたが、本当に肝が冷えました。

▼運営の独り言
盛り上がってくれるのは嬉しいが、撤収時間は守らないといけない。まだ実践前だが「次こういう流れになったら、蛍の光を流そう」というアイデアが出た。妙案だ。是非試してみよう!

 

第3位:ケータリング発注数の見立ては、何度やっても難しい!

懇親会では、お腹にたまるようなガッツリお肉系から、簡単につまめる軽食まで、たくさんの種類のケータリングをご用意しています。毎回頭を悩ませるのは、ケータリングの発注数。イベントへの公開と同時くらいのタイミングで発注する必要があり、直前で微調整はするものの、ある程度予測しながらの発注となります。

稀に、イベント当日が雨になったり、いろいろな偶然が重なって当日キャンセルが増えてしまい、予測していた来場者数を大幅に下回る時もあります。そうなると、準備していたケータリングもたくさん余ってしまいます。

シミュレーションをして計画を立てていても、未だに悲しい結果になることもしばしば。イベント運営の難しいところだなぁと痛感します。

▼運営の独り言
これまでの経験から、だいたいの発注数の目安は立てられるが、当日キャンセルが増えたり、色々なことが重なると想定外の事は起こるものだ。こういう時のためにも、ケータリング業者様に、最終発注数の変更期限を確認しておくことも大切だ!
※余ったケータリングはスタッフが美味しくいただきました。

 

第2位:本番直前! 登壇資料が映らない

いつものように、開始前の準備タイムで、登壇者のPCでプロジェクターの投影チェックをしていました。

ところが、何度試しても投影できません。この日は登壇者のスケジュールの都合で事前チェックができず、当日ぶっつけで接続確認をした為、当日になって初めて不具合が発覚したのでした。

本番前の緊張もあり、登壇者の焦りはピークに……なんとか心を落ち着け、運営が用意していた予備のPCを使い、事なきを得ました。

▼運営の独り言
PCの資料が投影されないケースとして考えられるのは、プロジェクターとPCのコネクタが合わない事や、機種との相性等がある。投影で使用するPCの種類や、コネクタの事前確認は必ず行うようにしている。忘れがちだが、重要なチェックポイントだ。

できるだけ前日に会場入りして、当日と同じ環境を再現してテストすることも心がけている。当日焦らないように、細部に至るまでできる限りのシミュレーションをしておこう!

 

第1位:今絶対見たよね……? まさかのカンペ無視事件

GDMでは、運営側でタイムキーパーを配置して進行しています。とある回の登壇パートで、事前に設計した時間配分から大幅に押していました。会場の利用時間には限りがあるので、あとに続く懇親会の時間がどんどん短くなってしまいます。

登壇者の目の前に陣取っていたタイムキーパーが事態を察知し、「あと5分」のカードを見せます。ところが、「あと3分」「あと1分」と順にカードを見せても、一向に締まる気配がありません。

ここまで来たら、一切の進行を司会者に委ねるしかありません。そうこうしているうち、司会者が機転を利かし「予定終了時間がきていますが、このまま話を聞きたいか、懇親会に移りたいか挙手願います」と即席アンケートをとってくれました。ほとんどのお客様が話を聞きたいと回答され、座談会は続行。

懇親会の時間は短くなったものの、イベント全体の満足度は高い状態で終える事ができました。

▼運営の独り言
当日の司会進行とタイムキーパーを一緒に担うのは、ある程度場慣れていないと難しい。GDMでは司会者の希望も考慮しつつタイムキーパー担当を配置している。

タイムキーパーが役割を全うするには、登壇者全員から見える位置に陣取って、必ず気付いてもらえるよう力いっぱいアピールすることが大切だ。登壇者に、タイムキーパーの位置を知らせておくことも重要だ。

何度も言うが、準備万端で望んでもハプニングはつきもの。このエピソードの司会者のように、運営スタッフは臨機応変に対応できることが、イベント成功の秘訣だ!

 


 

GDM運営で実際に起こったヒヤリ!な事件、いかがでしたでしょうか。まだまだ至らないところも多いですが、ご覧頂いたように様々なハプニングを乗り越えながら、GDMを運営しております。次のネタも絶賛企画中ですよ!

GDMの情報は、GeNOMを通してお伝えしていきますので、これを読んで興味を持ってくださった方は、気軽に参加してみてくださいね。

 

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